Die Realität im Fachkräftemangel: 1,7 Millionen Lücken und hohe Kosten

Die Zahlen des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) zeichnen ein klares Bild: Im ersten Quartal 2024 gab es in Deutschland 1,57 Millionen offene Stellen.  Für Unternehmen bedeutet das einen harten Wettbewerb um Talente. Der traditionelle Weg über die Agentur für Arbeit Fachkräfte zu suchen, ist eine naheliegende, aber oft ineffiziente Option. Statistiken zeigen, dass nur rund jede zehnte erfolgreiche Einstellung auf einen direkten Vermittlungsvorschlag der Behörde zurückgeht.

Die Konsequenzen sind teuer. Eine von StepStone durchgeführte Analyse beziffert die durchschnittlichen Kosten einer unbesetzten Stelle auf 29.000 Euro, bei Großunternehmen sogar auf über 73.000 Euro.  Diese „Cost of Vacancy“ entsteht durch entgangene Produktivität und Umsätze. Wenn klassische Wege wie die Jobbörse der Arbeitsagentur nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, sind neue Strategien gefragt. Es geht nicht mehr nur darum, zu hoffen, dass sich jemand bewirbt.

Vielmehr müssen Unternehmen aktiv auf die 50-70 % passiver Kandidaten zugehen, die zwar offen für Angebote, aber nicht aktiv auf Suche sind.  Genau hier setzen moderne Recruiting-Methoden an, die weit über die Leistungen einer staatlichen Agentur hinausgehen. Sie verlagern den Fokus von der reinen Verwaltung von Bewerbungen hin zur aktiven und datengestützten Talentansprache. Der aktuelle Fachkräftemangel erfordert ein Umdenken in den HR-Abteilungen.

KMLS Case: Mit Automatisierung 76 % der Nischen-Jobs im Handwerk besetzen

Wie kann man selbst in spezialisierten Handwerksbranchen zuverlässig Personal finden? Die KMLS Gruppe, ein Gebäudetechnik-Dienstleister mit rund 300 Mitarbeitenden, stand genau vor dieser Herausforderung. Gesucht wurden Fach- und Führungskräfte von Servicetechnikern bis zur Buchhaltung. Seit fünf Jahren setzt das Unternehmen auf die Job-Bots von inga und hat in über 50 Projekten eine beeindruckende Besetzungsquote von 76 % erreicht.

Der Schlüssel zum Erfolg ist ein automatisierter Prozess, der die Kandidatenansprache und Vorqualifizierung übernimmt. Anstatt auf Bewerbungen zu warten, spricht der Job-Bot potenzielle Talente gezielt auf Social-Media-Plattformen an. Das Ergebnis für KMLS: durchschnittlich 21 geprüfte Bewerbungen pro Vakanz. Diese Zahlen belegen, dass Technologie selbst in traditionellen Branchen wie dem Handwerk funktioniert.

Das Zitat eines KMLS-Verantwortlichen bringt es auf den Punkt: „Der Job-Bot ist schnell, unkompliziert … Talente fließen direkt in unser BMS – das i-Tüpfelchen.“ Hier zeigt sich, wie man durch smarte Automatisierung nicht nur den administrativen Aufwand senkt, sondern auch die Qualität der Bewerberprofile massiv steigert. So wird es möglich, auch ohne eine große Personalvermittlungsagentur im Rücken, nachhaltig passende Fachkräfte zu finden. Diese Methode ist besonders effektiv für schwer zu besetzende Expertenrollen.

SCHRAMM Case: Wie maßgeschneiderte Bots passive Experten erreichen

Was tust du, wenn deine Zielgruppe auf klassischen Jobportalen gar nicht mehr unterwegs ist? Der Recruiting-Dienstleister SCHRAMM hat sich auf hochspezialisierte Fach- und Expert:innen im DACH-Raum fokussiert und nutzt seit 2022 individuell programmierte Bots von inga. Diese „Handarbeit-Bots“ sind das Gegenteil von „One-Size-Fits-All“-Lösungen und zielen auf eine Zielgruppe ab, die für Standard-Kampagnen unerreichbar ist.

Der Ansatz belegt eindrucksvoll: Qualität schlägt Quantität. Anstatt eine Flut unpassender Bewerbungen zu generieren, sorgen die maßgeschneiderten Bots für präzises Targeting. Sie gewinnen passive Kandidat:innen, die bis zu 70 % des gesamten Arbeitsmarktes ausmachen, aber von sich aus keine Bewerbung schreiben würden.  Dieser Fokus auf Präzision statt Massenansprache verhindert Bewerbungs-Spam und schont die Ressourcen der HR-Abteilung.

Für SCHRAMM ist dieser Ansatz ein voller Erfolg, denn er erschließt einen Talentpool, der über die gängigen Fachkräfte-Jobbörsen oder die Vermittlung der Agentur für Arbeit nicht zugänglich wäre. Die Botschaft ist klar: Für seltene Expert:innen braucht es eine ebenso spezialisierte Ansprache. Diese Art der modernen Personalvermittlung zeigt, wie man auch ohne laute Stellenanzeigen die besten Köpfe für sich gewinnt. Doch wie lässt sich ein solcher Ansatz skalieren, wenn man nicht nur eine, sondern hunderte Stellen besetzen muss?

EDEKA Case: Wie Social Recruiting eine Traditionsmarke zum Talent-Magneten macht

Die EDEKA Gruppe, mit über 70.000 Beschäftigten, kämpft wie viele große Unternehmen mit dem Fachkräftemangel in Logistik, Verwaltung und im filialisierten Handel. Klassische Prozesse und der starke Wettbewerb auf Social Media schreckten Talente eher ab. Seit 2020 hat inga in über 120 Projekten für 20 verschiedene Profile – von der Marktleitung bis zum HR-Controlling – eine Einstellungsquote von 72 % realisiert.

Die Lösung kombiniert Social-Recruiting-Kampagnen mit einem intelligenten Job-Bot. Dieser führt ein kurzes, markenneutrales Interview, wodurch ein sogenannter „Employer-Brand-Bias“ vermieden wird. Das Ergebnis: durchschnittlich 21 vorqualifizierte Bewerbungen pro Stelle, die direkt ins Bewerbermanagementsystem von EDEKA fließen. Dieser Prozess aktiviert auch schwer erreichbare Zielgruppen wie Thekendienste oder LKW-Fahrer, und das ohne Mehraufwand für das HR-Team.

Diese Strategie ist ein Paradebeispiel dafür, wie man das Problem löst, dass über 80 % der Bevölkerung in Deutschland zwar auf Social Media aktiv sind, aber nicht gezielt nach Jobs suchen.  Der Job-Bot agiert als Brücke und verwandelt passive Nutzer in aktive Bewerber. Für eine Traditionsmarke wie EDEKA ist dies ein entscheidender Vorteil, um im Wettbewerb um Talente schneller und effizienter neue Mitarbeiter zu finden. Die automatisierte Vorqualifizierung ist dabei ein zentraler Hebel.

Effizienz im Fokus: Von der Bewerbung zum qualifizierten Kandidatenprofil

Sowohl das KMLS- als auch das EDEKA-Beispiel zeigen: Der größte Hebel zur Effizienzsteigerung liegt in der automatisierten Vorqualifizierung. Anstatt hunderte Lebensläufe manuell zu sichten, erhalten die HR-Teams nur noch geprüfte Kandidat:innen, die den Grundanforderungen entsprechen. Das spart pro Stelle Dutzende Stunden an administrativem Aufwand. Für Unternehmen mit hohem Bewerbungsaufkommen bietet sich hierfür sogar ein reiner Screening-Bot an, der ohne teure Anzeigenschaltung auskommt.

Die Vorteile eines solchen Systems liegen auf der Hand:

• Zeitersparnis: Die Reduzierung des manuellen Screening-Aufwands beträgt oft mehr als 80 %.
• Objektivität: Der Bot stellt allen Kandidaten die gleichen Fragen und vermeidet unbewusste Vorurteile.
• Geschwindigkeit: Kandidaten erhalten sofortiges Feedback und bleiben im Prozess, anstatt wochenlang zu warten.
• Datenqualität: Die Profile werden strukturiert und vergleichbar direkt ins ATS oder als übersichtliches Profil geliefert.

Dieser Ansatz verwandelt die HR-Abteilung von einer reaktiven Verwaltung in eine proaktive Talent-Akquise. Anstatt im Bewerber-Spam zu ertrinken, können sich Recruiter auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die besten Kandidaten im persönlichen Gespräch zu überzeugen. Damit wird es deutlich einfacher, die richtigen Bewerber zu finden und den gesamten Prozess zu beschleunigen. Doch die beste Technologie ist nur so gut wie die Strategie dahinter.

Strategie und Zukunft: Recruiting-Wissen für den Mittelstand nutzbar machen

Technologie allein ist kein Allheilmittel. Sie braucht eine durchdachte Strategie und menschliche Expertise. Hier kommt die Beratung ins Spiel. Mit Corinna haben wir eine Expertin an Bord, die jahrzehntelange HR-Praxis aus Großkonzernen wie JP Morgan mitbringt. Dieses Wissen über praxiserprobte Prozesse und KPI-Frameworks kann Kampagnen ergänzen oder eigenständig den Grundstein für eine zukunftsfähige HR-Abteilung legen.

Gerade im Kontext neuer Gesetze wie dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz, das zwar den Zuzug erleichtern soll, aber auch neue administrative Hürden mit sich bringt, ist strategische Beratung Gold wert.  Ein innovativer Personaldienstleister muss heute mehr bieten als nur die reine Vermittlung. Es geht darum, Unternehmen ganzheitlich zu befähigen. Dazu gehört auch, neue Kanäle zu erschließen, die weit über die klassischen Methoden der Agentur für Arbeit hinausgehen.

Einige zukunftsweisende Ansätze, die wir bereits heute umsetzen:

1. TikTok-Kampagnen zur Azubi-Gewinnung: Ein Kanal, der im DACH-Raum für das Recruiting noch kaum genutzt wird und perfekt für junge Zielgruppen ist.
2. Budget-Light-Kampagnen: Für Rollen mit geringen Einstiegshürden, wie bei EDEKA Thekenjobs, braucht es keine teure Kampagne, sondern eine schlanke, effiziente Ansprache.
3. Lieferung fertiger Interviews: Wir gehen einen Schritt weiter und terminieren die Gespräche direkt im Kalender des Kunden – das spart HR-Teams den gesamten Koordinationsaufwand.

Diese Module zeigen, dass modernes Recruiting flexibel und an die jeweilige Herausforderung angepasst sein muss. Der nächste Schritt ist dabei immer der einfachste: der direkte Kontakt.