Das 49.500-Euro-Problem: Die wahren Kosten unbesetzter Stellen

Jeder Tag, an dem eine Stelle unbesetzt bleibt, kostet bares Geld. Die durchschnittlichen Vakanzkosten in Deutschland lagen 2023 bei rund 49.500 Euro pro Position.  Diese Zahl ergibt sich nicht nur aus direkten Ausgaben für die Personalbeschaffung, sondern vor allem aus entgangenem Umsatz und Produktivitätsverlusten.  In Großunternehmen kann der Schaden sogar auf über 73.000 Euro ansteigen.  Die durchschnittliche Zeit für eine Wiederbesetzung liegt bei 138 Tagen, eine Dauer, die durch den akuten Fachkräftemangel weiter verstärkt wird.  Viele Unternehmen unterschätzen, dass diese Kosten die Wettbewerbsfähigkeit direkt gefährden. Die Suche nach geeigneten Fachkräften wird zur strategischen Notwendigkeit. Doch wie kann man diesen teuren Leerlauf beenden, wenn klassische Methoden nicht mehr greifen?

Erfolgsquote von 76 % im Handwerk: Die KMLS-Fallstudie

Die KMLS Gruppe, ein Gebäudetechnik-Dienstleister, stand vor der Herausforderung, Nischenprofile wie Servicetechniker für HKL oder TGA zu finden. Seit fünf Jahren setzt das Unternehmen auf die Job-Bots von inga und hat in über 50 Projekten eine Besetzungsquote von 76 % erreicht. Pro Vakanz erhielt KMLS im Schnitt 21 geprüfte Bewerbungen. Das zeigt, wie automatisierte Bots selbst für spezialisierte Handwerksrollen zuverlässig Kandidaten liefern. „Der Job-Bot ist schnell, unkompliziert … Talente fließen direkt in unser BMS – das i-Tüpfelchen“, bestätigt die Geschäftsführung. Dieser Ansatz entlastet die Personalabteilung massiv und beweist, dass effiziente Bewerbersuche auch in traditionellen Branchen digital funktioniert. Der Erfolg in der Gebäudetechnik wirft die Frage auf, wie man noch spitzere Zielgruppen erreicht.

Qualität vor Quantität: Wie SCHRAMM versteckte Experten findet

Für hochspezialisierte Rollen, bei denen klassische Kanäle versagen, braucht es mehr als einen Standardansatz. Der Recruiting-Dienstleister SCHRAMM nutzt seit 2022 individuell programmierte Bots, um schwer erreichbare Fach- und Führungskräfte im DACH-Raum zu gewinnen. Statt auf die breite Masse zielt diese Methode auf passive Kandidaten, die nicht aktiv suchen. Maßgeschneiderte Bots belegen, dass präzises Targeting und eine individuelle Ansprache den entscheidenden Unterschied machen. Dieser Ansatz des Active Sourcing verhindert Bewerbungs-Spam und liefert Qualität statt Masse. So werden auch „Hidden Champions“ für Unternehmen sichtbar, die sonst unter dem Radar fliegen. Doch lässt sich diese Präzision auch auf die Besetzung von Massenrollen übertragen?

72 % Einstellungsquote im großen Stil: Das EDEKA-Erfolgsmodell

Die EDEKA Gruppe kämpft wie der gesamte Einzelhandel mit dem Fachkräftemangel in Logistik, Verwaltung und den Filialen. Seit 2020 hat inga über 120 Projekte für 20 verschiedene Profile umgesetzt, von der Marktleitung bis zum Thekendienst. Das Ergebnis ist eine beeindruckende Einstellungsquote von 72 % und durchschnittlich 21 vorqualifizierte Bewerbungen pro Stelle. Die Lösung ist eine Kombination aus Social-Recruiting-Kampagnen und einem Job-Bot, der ein kurzes, markenunabhängiges Interview führt. So werden auch schwer erreichbare Zielgruppen effizient und skalierbar aktiviert, ohne den HR-Aufwand zu erhöhen. Die Profile landen direkt im Bewerbermanagementsystem von EDEKA. Dies transformiert eine Traditionsmarke in einen Talent-Magneten und zeigt, wie man Mitarbeitergewinnung auch bei hohem Volumen meistert. Die technologische Basis dafür ist entscheidend.

Effizienz durch Automatisierung: So funktioniert die Vorqualifizierung

Sowohl bei KMLS als auch bei EDEKA liegt der Schlüssel zum Erfolg in der automatisierten Vorqualifizierung. Über 50 % der Jobsuchenden brechen eine Bewerbung ab, weil der Prozess zu kompliziert ist.  Der Job-Bot von inga setzt genau hier an und reduziert die Hürden. Kandidaten durchlaufen ein kurzes, dialogbasiertes Interview direkt auf dem Smartphone, ohne umständliche Formulare oder das Hochladen von Dokumenten.  Dieser Prozess ist nicht nur schneller, sondern auch objektiver, da er ohne einen potenziellen „Employer Brand Bias“ auskommt. Die Vorteile für HR-Teams sind messbar:

• Reduzierter Admin-Aufwand: Der Bot übernimmt die Erstprüfung und filtert unpassende Profile aus.
• Schnellere Prozesse: Qualifizierte Kandidaten werden direkt ins bestehende Bewerbermanagementsystem (ATS) übergeben.
• Höhere Bewerberqualität: Du erhältst nur geprüfte Bewerbungen, die den Grundanforderungen entsprechen.
• Bessere Candidate Experience: Ein einfacher Prozess mit schnellem Feedback wird von 72,9 % der Kandidaten positiv bewertet.

Diese Technologie macht es möglich, auch neue Kanäle für die Personalbeschaffung zu erschließen.

Neue Zielgruppen erschließen: Azubis über TikTok gewinnen

Der Wettbewerb um Auszubildende ist härter denn je, doch viele Unternehmen vernachlässigen Kanäle, auf denen sich die junge Generation aufhält. Über 40 % der TikTok-Nutzer sind zwischen 16 und 24 Jahre alt, was die Plattform zu einem idealen Jagdrevier für Azubis macht.  Eine Marktanalyse zeigt, dass gezielte Recruiting-Kampagnen auf TikTok im DACH-Raum noch kaum verbreitet sind. Unser Ansatz kombiniert kreative Inhalte mit dem Job-Bot und macht dich dort zum Azubi-Magneten. Diese Kampagnen sind deutlich günstiger als die Suche nach etablierten Fachkräften. Sie beweisen, dass eine durchdachte Recruiting-Strategie auch mit kleinerem Budget zum Erfolg führen kann.

Strategie schlägt Mangel: Wie HR-Beratung den Unterschied macht

Technologie ist nur so gut wie die Strategie dahinter. Unsere Beraterin Corinna, mit jahrzehntelanger HR-Praxis bei Konzernen wie JP Morgan, bringt dieses Wissen in dein Team. Ein Recruiting-Consulting kann Kampagnen ergänzen oder eigenständig laufen. Es liefert praxiserprobte Prozesse und KPI-Frameworks, die sonst nur Großunternehmen zur Verfügung stehen. Diese Beratung hilft, dein Personalmanagement nachhaltig zu professionalisieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen. So wird aus reaktiver Personalbeschaffung eine proaktive Talentstrategie, die dein Unternehmen langfristig stärkt. Am Ende ist es diese Kombination aus smarter Technologie und menschlicher Expertise, die selbst die schwierigsten Vakanzen zuverlässig besetzt.