Warum klassische Jobbörsen nur 30 % des Talentpools erreichen

Der Fachkräftemangel bleibt eine der größten Hürden für deutsche Unternehmen, mit fast 570.000 unbesetzten Stellen laut aktuellen Prognosen. Viele Personalabteilungen verlassen sich auf traditionelle Stellenportale, erreichen damit aber nur einen Bruchteil der Talente. Der Grund: Ein Großteil der wechselwilligen Fachkräfte ist nicht aktiv auf Jobsuche. Diese passiven Kandidaten machen über die Hälfte des gesamten Arbeitsmarktes aus.

Sie sind in ihren Jobs zwar nicht unzufrieden, aber offen für bessere Angebote, wenn diese sie direkt erreichen. Eine unbesetzte Stelle kostet ein Unternehmen durchschnittlich 160 Tage Zeit und zehntausende Euro an entgangenem Umsatz. Klassische Methoden allein reichen nicht mehr aus, um diese wertvolle Zielgruppe zu erschließen. Es braucht einen proaktiven Ansatz, der über das reine Posten von Anzeigen hinausgeht. Genau hier setzt ein modernes Social Recruiting an, das Talente dort abholt, wo sie ihre Zeit verbringen.

Dieser Wandel erfordert ein Umdenken: weg von der passiven Hoffnung auf Bewerber, hin zur aktiven Talentansprache.

Wie ein smartes Recruiting Portal deine Personalgewinnung transformiert

Ein modernes Recruiting Portal ist weit mehr als eine reine Verwaltungssoftware. Es ist dein Partner, der Technologie und persönlichen Service kombiniert, um den gesamten Einstellungsprozess zu beschleunigen. Statt auf Bewerbungen zu warten, werden über Social-Media-Kampagnen gezielt passende Kandidaten angesprochen. Ein Job-Bot führt anschließend ein erstes, automatisiertes Mini-Interview durch, das 24/7 verfügbar ist. So erhalten Unternehmen wie die KMLS Gruppe im Schnitt 21 geprüfte Bewerbungen pro Vakanz.

Der entscheidende Vorteil liegt in der Automatisierung der Vorqualifizierung. Dadurch wird der administrative Aufwand für dein HR-Team massiv reduziert. Die Automatisierung von Routineaufgaben spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Kosten pro Einstellung nachweislich. Ein solches System bietet zahlreiche Vorteile:

• Zeitersparnis: Die Time-to-Hire wird durch automatisierte Prozesse drastisch verkürzt.
• Kostensenkung: Jede unbesetzte Stelle kostet täglich Geld; schnellere Besetzungen sparen bis zu 73.000 Euro pro Vakanz in Großunternehmen.
• Qualitätssteigerung: Durch präzises Targeting und Vorqualifizierung erhältst du nur passende Profile.
• Bessere Candidate Experience: Ein schneller und unkomplizierter Prozess wird von 80 % der Bewerber geschätzt.
• Zugang zu passiven Talenten: Erreiche die 56 % des Marktes, die nicht aktiv suchen.
• Skalierbarkeit: Tausende Bewerbungen können problemlos verarbeitet werden, ideal für stark wachsende Firmen.

Diese Kombination aus Technologie und Service macht den Unterschied und führt zu messbaren Erfolgen, wie die Fallstudie der KMLS Gruppe eindrucksvoll belegt.

Fallstudie KMLS: Mit dem Job-Bot 76 % der Nischen im Handwerk besetzen

Die KMLS Gruppe, ein Gebäudetechnik-Dienstleister mit rund 300 Mitarbeitenden, stand vor der Herausforderung, hochspezialisierte Fach- und Führungskräfte zu finden. Gesucht wurden Profile von Servicetechnikern für HKL/TGA/MSR bis hin zu Experten für die Buchhaltung. Seit über fünf Jahren setzt das Unternehmen auf inga als strategischen Recruiting-Partner. In dieser Zeit wurden mehr als 50 Projekte für über 15 verschiedene, schwer zu besetzende Profile umgesetzt.

Das Ergebnis spricht für sich: Eine Besetzungsquote von 76 % in technischen Nischen, die als besonders schwierig gelten. Pro Vakanz lieferte der inga Job-Bot durchschnittlich 21 geprüfte Bewerbungen. "Der Job-Bot ist schnell, unkompliziert ... Talente fließen direkt in unser BMS - das i-Tüpfelchen", so das Feedback von KMLS.

Dieses Beispiel zeigt, wie ein automatisiertes Recruiting Portal selbst im traditionellen Handwerk erfolgreich ist. Es senkt nicht nur den administrativen Aufwand, sondern stellt auch sicher, dass kontinuierlich qualifizierte Talente den Weg ins Unternehmen finden. Doch dieser Ansatz funktioniert nicht nur im Handwerk, sondern auch bei der Suche nach schwer erreichbaren Spezialisten.

Fallstudie SCHRAMM: Wie maßgeschneiderte Bots "Hidden Champions" finden

Der Recruiting-Dienstleister SCHRAMM stand vor einer besonderen Hürde: die Besetzung hoch spezialisierter Rollen, bei denen klassische Kanäle wie Jobbörsen komplett versagen. Hier geht es um Experten, die nicht aktiv suchen und auf Standard-Anzeigen niemals reagieren würden. Seit 2022 setzt SCHRAMM daher auf individuell programmierte "Handarbeit-Bots" von inga, um genau diese passiven Kandidaten im DACH-Raum zu erreichen.

Statt eines "One-Size-Fits-All"-Ansatzes wird hier auf Qualität statt Quantität gesetzt. Jeder Bot wird präzise auf die seltene Zielgruppe und ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Dieser Ansatz belegt, dass maßgeschneiderte Kampagnen passive Kandidaten dort gewinnen, wo andere Wege scheitern. Es geht darum, durch präzises Targeting und eine individuelle Ansprache Vertrauen aufzubauen, anstatt mit unpersönlichen Massen-Mails abzuschrecken. Für solche anspruchsvollen Suchen ist ein Partner entscheidend, der die nötige Expertise mitbringt.

Diese Methode ist der Beweis, dass ein smartes Recruiting Portal auch für die anspruchsvollsten Suchen die richtige Lösung bietet, wenn es auf Präzision ankommt. Doch wie funktioniert das bei großen Unternehmen mit hohem Personalbedarf?

Fallstudie EDEKA: 72 % Einstellungsquote bei über 20 verschiedenen Profilen

Die EDEKA Gruppe, mit über 70.000 Beschäftigten, kämpfte mit dem Fachkräftemangel in Logistik, Verwaltung und im filialisierten Handel. Der Wettbewerb um Talente auf Social Media ist enorm, und klassische, langwierige Bewerbungsprozesse schrecken viele Kandidaten ab. Seit 2020 transformiert inga als Partner das Recruiting des Traditionskonzerns. In über 120 Projekten für 20 verschiedene Profile wurde eine beeindruckende Einstellungsquote von 72 % erzielt.

Die Lösung ist eine Kombination aus Social-Recruiting-Kampagnen und einem Job-Bot, der ein kurzes, markenunabhängiges Interview führt. Das Ergebnis: durchschnittlich 21 vorqualifizierte Bewerbungen pro Stelle, von der Marktleitung bis zum Thekendienst. Diese Profile werden direkt ins bestehende Bewerbermanagementsystem übergeben, was den Aufwand für das HR-Team massiv reduziert. So werden auch schwer erreichbare Zielgruppen effizient und skalierbar aktiviert. Der Prozess, um neue Mitarbeiter zu finden, sieht dabei wie folgt aus:

1. Zielgruppenanalyse: Genaue Definition der gesuchten Profile und ihrer Online-Gewohnheiten.
2. Social-Media-Kampagne: Gezielte Ausspielung von Anzeigen auf Plattformen, die von der Zielgruppe genutzt werden.
3. Job-Bot-Interview: Ein Chatbot führt ein 10-minütiges, vorqualifizierendes Gespräch.
4. Datenübergabe: Qualifizierte Kandidatenprofile werden direkt ins ATS des Kunden übertragen.
5. Terminierung: Auf Wunsch werden sogar die ersten Gespräche direkt terminiert.

Dieser Ansatz zeigt, wie ein Recruiting Portal eine Traditionsmarke in einen Talent-Magneten verwandelt, selbst bei Massenrollen. Diese Effizienz lässt sich auf viele weitere Bereiche übertragen.

Dein nächster Schritt: Vom Recruiting Portal zur vollintegrierten Talent-Strategie

Ein leistungsstarkes Recruiting Portal ist die Basis, aber der moderne Arbeitsmarkt erfordert oft mehr. Deshalb gibt es ergänzende Module, um deine Strategie zu vervollständigen. Für die Gewinnung von Nachwuchskräften haben sich TikTok-Kampagnen als äußerst effektiv erwiesen, um Azubis dort zu erreichen, wo sie sich aufhalten. Unsere Marktanalyse zeigt, dass dieser Ansatz im DACH-Raum noch wenig verbreitet ist und ein enormes Potenzial birgt.

Für Rollen mit geringen Einstiegshürden, wie bei EDEKA im Thekendienst, gibt es Budget-Light-Kampagnen, die mit schlankerer Ansprache zum Ziel führen. Ein weiterer Hebel ist die direkte Terminierung von Interviews. Wenn du uns einen Link zu deinem Kalender gibst, liefern wir nicht nur Bewerbungen, sondern fertige Gesprächstermine. Das spart deinem HR-Team den gesamten Koordinationsaufwand und verkürzt den Prozess um Tage.

Zusätzlich bieten wir mit Corinna, einer HR-Expertin mit jahrzehntelanger Praxis (u.a. bei JP Morgan), strategisches Recruiting-Consulting an. Sie hilft dir, praxiserprobte Prozesse und KPI-Frameworks zu implementieren. So wird dein Recruiting-Prozess von einer reaktiven Aufgabe zu einem strategischen Vorteil im Wettbewerb um die besten Talente.