Der Status Quo: Warum traditionelles Recruiting an seine Grenzen stößt

Der deutsche Arbeitsmarkt steht vor einer doppelten Herausforderung: Bis 2035 werden allein in Berlin rund 520.000 Erwerbstätige in den Ruhestand gehen. Gleichzeitig geben 43 % der Betriebe an, offene Stellen schon heute nicht besetzen zu können. Das Problem ist nicht nur der Mangel an Bewerbungen, sondern auch ein Mismatch zwischen den gesuchten Qualifikationen und den verfügbaren Kandidaten. Eine Fehlbesetzung kostet ein Unternehmen dabei schnell über 50.000 Euro. Herkömmliche Recruiting-Maßnahmen wie reine Jobbörsen erreichen oft nicht die richtige Zielgruppe und verursachen hohe Kosten bei geringer Erfolgsquote. Unternehmen benötigen daher mehr als nur eine Software; sie brauchen einen strategischen Partner, der die spezifischen Herausforderungen bei der Fachkräftesuche versteht. Die Lösung liegt in einem Ansatz, der Technologie nutzt, um Prozesse zu beschleunigen, aber den Menschen in den Mittelpunkt stellt. So wird der Sprung von einem reinen Lieferantenverhältnis zu einer echten Recruiting-Partnerschaft geschafft.

Fallstudie KMLS: Mit automatisierten Prozessen Nischen im Handwerk besetzen

Das Handwerk leidet besonders unter dem Fachkräftemangel, da viele junge Menschen eine Ausbildung in der Branche gar nicht erst in Betracht ziehen. Die KMLS Gruppe, ein Gebäudetechnik-Dienstleister mit rund 300 Mitarbeitenden, stand genau vor dieser Hürde bei der Suche nach Service- und Führungskräften. Seit über fünf Jahren setzt das Unternehmen auf eine Recruiting-Partnerschaft mit inga und hat in über 50 Projekten eine beeindruckende Besetzungsquote von 76 % erreicht. Pro Vakanz erhielt KMLS durchschnittlich 21 geprüfte Bewerbungen für hochspezialisierte Profile wie HKL-Techniker. Der Schlüssel zum Erfolg ist ein Job-Bot, der den Bewerbungsprozess auf 60 Sekunden verkürzt und Talente direkt ins Bewerbermanagementsystem leitet. "Der Job-Bot ist schnell, unkompliziert... Talente fließen direkt in unser BMS - das i-Tüpfelchen", bestätigt die KMLS Gruppe. Dieses Beispiel beweist, wie automatisierte Bots zuverlässig Nischenrollen besetzen und den administrativen Aufwand für das Mitarbeiter finden massiv senken. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die persönliche Betreuung der Kandidaten.

Fallstudie EDEKA: Skalierbares Recruiting für den filialisierten Handel

Große Einzelhandelsketten wie die EDEKA Gruppe mit über 70.000 Beschäftigten kämpfen an vielen Fronten: Fachkräftemangel in Logistik und Verwaltung trifft auf starken Wettbewerb in den Filialen. Klassische Prozesse schrecken hier viele Talente ab. Seit 2020 hat inga in über 120 Projekten für 20 verschiedene Profile - von der Marktleitung bis zum Thekendienst - eine Einstellungsquote von 72 % realisiert. Im Schnitt werden 21 vorqualifizierte Bewerbungen pro Stelle geliefert. Die Lösung ist eine Kombination aus Social-Recruiting-Kampagnen und einem Job-Bot, der ein kurzes, markenunabhängiges Mini-Interview führt. Dieser Ansatz aktiviert auch schwer erreichbare Zielgruppen effizient und ohne Mehraufwand für das HR-Team. Die Vorteile dieser Methode sind vielfältig:

• Effizienz: Qualifizierte Profile werden direkt ins bestehende Bewerbermanagementsystem übergeben.
• Skalierbarkeit: Die Methode funktioniert für einzelne Filialen ebenso wie für Massenrollen in der Logistik.
• Reichweite: über 50 % der Kandidaten werden außerhalb der üblichen Jobportale erreicht.
• Candidate Experience: Ein schneller Prozess ohne Employer-Brand-Bias spricht auch passive Talente an.

So wird eine Traditionsmarke durch den Einsatz einer durchdachten Social Recruiting Software zum Talent-Magneten.

Fallstudie SCHRAMM: Qualität vor Quantität bei der Suche nach Experten

Was tun, wenn hochspezialisierte Fach- und Expert:innen gesucht werden, die auf klassischen Kanälen unsichtbar bleiben? Der Recruiting-Dienstleister SCHRAMM setzt seit 2022 auf individuell programmierte "Handarbeit-Bots" von inga, um genau diese passiven Kandidat:innen im DACH-Raum zu gewinnen. Statt eines "One-Size-Fits-All"-Ansatzes wird hier auf maßgeschneiderte Bots gesetzt, die präzises Targeting ermöglichen. Dieser Ansatz belegt, dass eine Kombination aus Handarbeit und Technologie genau dort erfolgreich ist, wo andere Wege versagen. Es geht nicht darum, möglichst viele Bewerbungen zu generieren, sondern die wenigen richtigen zu finden. Diese Methode ist ein Paradebeispiel für modernes digitales Headhunting, das auf Präzision statt auf Spam setzt. Die individuell konfigurierten Bots stellen sicher, dass nur wirklich passende Expert:innen angesprochen werden, was die Qualität der Bewerbungen signifikant erhöht und die Ressourcen der Recruiter schont. So werden auch "Hidden Champions" für Unternehmen sichtbar, die auf keiner Jobbörse aktiv suchen.

Mehr als Technologie: Warum eine echte Partnerschaft den Unterschied macht

Die vorgestellten Erfolge basieren nicht allein auf Technologie, sondern auf einem partnerschaftlichen Ansatz. inga positioniert sich bewusst nicht als reiner Software-Lieferant, sondern als strategischer Partner für die Personalabteilung. Dieser sehr persönliche und individuelle Support ist es, der den Unterschied macht. Ein gutes Beispiel dafür ist das Recruiting-Consulting mit Corinna, die jahrzehntelange HR-Praxis von Großbanken in den Mittelstand bringt. Ein solches Beratungsangebot kann Kampagnen ergänzen oder eigenständig praxiserprobte Prozesse und KPI-Frameworks liefern. Es geht darum, die Herausforderungen des Kunden tiefgreifend zu verstehen und gemeinsam eine Strategie zu entwickeln. Diese Philosophie zeigt sich auch in flexiblen Angebotsmodulen, die auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind. Ob es um die Lieferung fertiger Interviews statt nur Bewerbungen geht oder um einen reinen Screening-Chatbot für Unternehmen mit hohem Bewerbungsaufkommen - der Fokus liegt immer auf der Entlastung des HR-Teams. Dieser Ansatz macht aus einem Dienstleister einen echten Personalberater und Headhunter.

Zukunft des Recruitings: Neue Kanäle und flexible Modelle für jeden Bedarf

Der Arbeitsmarkt entwickelt sich ständig weiter, und damit auch die Methoden im Jobs Recruiting. Um zukunftsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen neue Wege gehen und auch auf unkonventionellen Plattformen präsent sein. Eine Marktanalyse zeigt, dass TikTok-Kampagnen zur Azubi-Gewinnung im DACH-Raum ein enormes, bisher kaum genutztes Potenzial bieten. Mit dem richtigen Ansatz wird TikTok zum Azubi-Magneten, und das deutlich günstiger als Standard-Kampagnen. inga bietet hierfür bereits erprobte Lösungen an. Doch nicht nur die Kanäle, auch die Angebotsmodelle müssen flexibel sein. Folgende innovative Ansätze zeigen, wie modernes Recruiting heute funktioniert:

1. Budget-Light-Kampagnen: Für Jobs mit geringen Einstiegshürden wird die gleiche Bot-Technik in einem schlankeren, preiswerteren Modell genutzt, wie es EDEKA für Thekenjobs erfolgreich einsetzt.
2. Fertige Interviews statt Bewerbungen: Durch die Integration eines Kunden-Terminierungslinks können qualifizierte Kandidaten direkt ein Gespräch buchen, was den Koordinationsaufwand für HR massiv reduziert.
3. Stand-Alone-Chatbot: Für Firmen mit vielen Bewerbungen übernimmt ein Bot die Vorqualifizierung und übergabe ins ATS, ohne dass teure Mediaschaltungen nötig sind.

Diese maßgeschneiderten Lösungen zeigen, wie ein moderner Recruiting-Chatbot die Effizienz steigert und sich an die konkreten Bedürfnisse des Unternehmens anpasst.