Die Kosten des Wartens: Warum unbesetzte Stellen dein Unternehmen lähmen

Jede unbesetzte Stelle kostet ein Unternehmen im Schnitt 29.000 Euro, bei großen Firmen sogar über 73.000 Euro. Diese Zahl ist mehr als nur eine Statistik; sie repräsentiert verlorene Aufträge und gebremste Innovation. In Deutschland dauert es durchschnittlich 149 Tage, eine Vakanz zu füllen - eine Zeitspanne, in der die Produktivität leidet und Teams überlastet werden. Besonders betroffen sind das Handwerk und technische Berufe, wo neun von zehn offenen Stellen nicht passend besetzt werden können. Das Problem ist nicht nur, dass zu wenige Bewerbungen kommen, sondern dass klassische Methoden die Falschen ansprechen. Viele Unternehmen verlassen sich auf traditionelle Jobbörsen und hoffen, dass sich die richtigen Kandidaten melden - ein Ansatz, der angesichts von fast 2 Millionen fehlender Fachkräfte nicht mehr funktioniert. Um im heutigen Markt erfolgreich Fachpersonal zu finden, braucht es einen fundamental neuen Ansatz.

Diese Lücke zwischen Bedarf und Realität zwingt uns, die alten Wege zu überdenken und neue, direktere Kanäle zu erschließen.

Jenseits der Jobbörse: Passive Talente gezielt erreichen

Wusstest du, dass rund 70 % aller potenziellen Kandidaten passiv sind? Sie suchen nicht aktiv, sind aber offen für ein besseres Angebot. Genau hier versagen traditionelle Stellenanzeigen, denn sie erreichen diese wertvolle Zielgruppe nicht. Passive Talente durchforsten keine Jobportale; sie müssen dort abgeholt werden, wo sie ihre Zeit verbringen - auf Social Media. über 98 % der Recruiting-Teams nutzen zwar soziale Medien, aber oft ohne die richtige Strategie. Es reicht nicht, eine Anzeige auf LinkedIn zu posten, das von nur 11 % der Kandidaten für die Jobsuche genutzt wird. Der Schlüssel liegt darin, Menschen anzusprechen, die mit ihrer aktuellen Position zufrieden, aber nicht zwangsläufig gebunden sind. Eine Studie zeigt, dass 2 von 10 Kandidaten ihren Job wechseln, weil sie direkt angesprochen wurden. Genau diese proaktive Ansprache macht den Unterschied zwischen einer unbesetzten Stelle und einer erfolgreichen Personalvermittlung.

Doch wie kann man diese gezielte Ansprache skalieren, ohne die persönliche Note zu verlieren? Die Antwort liegt in der intelligenten Automatisierung.

KMLS: Mit automatisierten Bots Nischen im Handwerk besetzen

Die KMLS Gruppe aus Hamburg stand vor einer riesigen Herausforderung: Fach- und Führungskräfte in der Gebäudetechnik zu finden. Seit über fünf Jahren setzt das Unternehmen auf inga als Recruiting-Partner und hat in dieser Zeit mehr als 50 Projekte für über 15 verschiedene Profile realisiert. Das Ergebnis spricht für sich: eine Besetzungsquote von 76 % in hochspezialisierten Nischen wie HKL und MSR. Im Durchschnitt erhält KMLS 21 geprüfte Bewerbungen pro Vakanz. Der entscheidende Faktor ist ein Job-Bot, der den Bewerbungsprozess radikal vereinfacht. "Der Job-Bot ist schnell, unkompliziert ... Talente fließen direkt in unser BMS - das i-Tüpfelchen", so ein Zitat des Unternehmens.

Diese Erfolgsgeschichte im Handwerk zeigt, wie Automatisierung selbst in den schwierigsten Branchen funktioniert:

• Zeitersparnis: Der Bot übernimmt die Vorqualifizierung und reduziert den administrativen Aufwand für die HR-Abteilung massiv.
• Passgenauigkeit: Durch gezielte Fragen im Chat werden nur Kandidaten weitergeleitet, die wirklich zum Profil passen.
• Candidate Experience: Ein kurzes, unkompliziertes Interview im Chat ist für viele Talente attraktiver als ein langes Formular.
• Direkte Integration: Die qualifizierten Profile landen ohne Umwege im Bewerbermanagementsystem des Kunden.

Dieser Ansatz beweist, dass man auch für komplexe Jobs im Recruiting-Prozess Effizienz und Qualität verbinden kann. Doch was, wenn die Zielgruppe noch spitzer ist?

SCHRAMM: Qualität vor Quantität bei der Expertensuche

Für den Recruiting-Dienstleister SCHRAMM ist die Suche nach hochspezialisierten Experten im DACH-Raum Alltag. Hier versagen klassische Kanäle fast immer. Seit 2022 setzt SCHRAMM daher auf individuell programmierte "Handarbeit-Bots" von inga. Statt eines One-Size-Fits-All-Ansatzes wird hier jeder Bot maßgeschneidert, um eine ganz bestimmte, schwer erreichbare Zielgruppe anzusprechen. Dieser Ansatz belegt, dass präzises Targeting und eine individuelle Ansprache passive Kandidaten gewinnt, wo andere Wege versagen. Es geht nicht darum, hunderte Bewerbungen zu generieren, sondern die 3 oder 4 richtigen zu finden. Diese Methode ist das digitale äquivalent zum klassischen Headhunting, nur schneller und datengestützter. Der Erfolg von SCHRAMM zeigt, dass die Kombination aus menschlicher Expertise bei der Konzeption und technologischer Präzision bei der Ausführung unschlagbar ist, um an die "Hidden Champions" des Arbeitsmarktes zu gelangen.

Diese Präzision ist aber nicht nur für kleine Zielgruppen, sondern auch für die Herausforderungen großer Konzerne entscheidend.

EDEKA: Wie Social Recruiting eine Traditionsmarke zum Talentmagneten macht

Die EDEKA Gruppe mit über 70.000 Beschäftigten kämpft an vielen Fronten: Logistik, Verwaltung und im filialisierten Handel. Der Wettbewerb um gute Leute auf Social Media ist enorm, und veraltete Prozesse schrecken Talente ab. Seit 2020 hat inga in über 120 Projekten für 20 verschiedene Profile - von der Marktleitung bis zum Thekendienst - unterstützt. Das Resultat ist eine beeindruckende Einstellungsquote von 72 % und durchschnittlich 21 vorqualifizierte Bewerbungen pro Stelle. Die Lösung ist eine Kombination aus Social-Recruiting-Kampagnen und einem Job-Bot. Ein kurzes, markenunabhängiges Mini-Interview im Chat senkt die Hürde und spricht auch passive Kandidaten an.

Die Vorteile für einen Großkonzern wie EDEKA sind vielfältig:

1. Skalierbarkeit: Die Methode funktioniert für unterschiedlichste Profile und kann deutschlandweit ausgerollt werden.
2. Effizienz: Qualifizierte Profile werden direkt ins Bewerbermanagementsystem übergeben, was dem HR-Team enormen Aufwand erspart.
3. Reichweite: Selbst schwer erreichbare Zielgruppen wie LKW-Fahrer oder Thekenkräfte werden zuverlässig aktiviert.
4. Schnelligkeit: Der Prozess von der Kampagne bis zur qualifizierten Bewerbung ist deutlich kürzer als bei klassischen Methoden.

Diese Fallstudie zeigt, wie eine Social Recruiting Software und die richtige Strategie selbst Massenrollen effizient besetzt.

Die nächste Stufe zünden: Von der Bewerbung zum fertigen Interview

Erfolgreich Fachkräfte zu finden, hört nicht bei der Bewerbung auf. Als Partner für dein Recruiting denken wir den Prozess weiter. Für viele HR-Teams ist die Terminkoordination der nächste große Zeitfresser. Deshalb bieten wir an, für unsere Kunden direkt die Bewerbungsgespräche zu terminieren. Alles, was wir dafür brauchen, ist ein Terminierungslink. Dieser Service verwandelt einen qualifizierten Kandidaten in einen fixen Interviewtermin - oft innerhalb von 48 Stunden. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Candidate Experience, da Bewerber sofort eine klare Perspektive erhalten. Für Jobs mit geringen Einstiegshürden, wie sie etwa bei EDEKA vorkommen, haben wir zudem Budget-Light-Kampagnen entwickelt. Sie nutzen die gleiche Bot-Technik, aber eine schlankere Ansprache, um Kosten zu senken. Und für die ganz junge Zielgruppe erschließen wir mit TikTok-Kampagnen einen Kanal, der im DACH-Raum für die Azubi-Gewinnung noch kaum genutzt wird. Diese Module zeigen: Es geht darum, für jede Herausforderung die smarteste und effizienteste Lösung auf der passenden Fachkräfte-Plattform zu finden.